あまりに事故が多すぎるから、e-mailの規格からBCCを削除しちゃえばいいのに、ならない。
数日前のあるツイート。
こんな問に出合った。複数の顧客に同報でメールを送信する際には、アドレスは（ ）を使用する必要がある。
１BCC、２あて先又はCC、３あて先、CC、BCCのいずれか
正答は１としてるけど、BCCを前提だと事故はなくせない。業務ならメール配信ソフトを使うのが正しいと思う。
@kaoru1971（改行はフォトピエール）
ポイントは
- 顧客宛である
- 正答は１（BCCを使う必要がある）である
という点でしょう。
「顧客宛」の「BCC」の何が悪い？
同僚ならば、別にいいですよ。知っている者同士の話ですから。誰が仲間はずれにされたかとかそういうことがわかっちゃうくらいで大政に影響は無いと言っても差し支えないでしょう。
しかし、宛先としての顧客同士は知らない者同士です。そして、相手に自分の情報を知られないという前提で情報を提供しているわけです。だから「TOやCCじゃなくてBCC」という選択になるのです。でも、それって絶対に途中でうまくいななくなりますから！ もう、どうしようもなくやむを得ず他に方法が無いから臨時にやるのでなければ、やめた方がいいでしょう。
「メールで失敗したときに読む資料」には、その失敗した事故のリストまであるように、やっちゃうときは一気だし、1つの失敗が大きな信頼喪失につながるわけです。たった1度の間違えで、です。
たとえば、フォトピエールに撮影依頼してきたウェブ関連事業会社。連絡がBCCで来るので何とかならないものかと相談してみたところ、こんな返事が。
弊社では、カメラマンとの業務連絡に限り、Bccで送信する場合があります。 顧客向けのメールニュースにはメール配信システムを利用していますが、 カメラマンへの業務連絡は、ファイル添付の必要がある場合が多く、 メール配信システムが利用できないケースがあります。 Bccで送信する際は、作業を慎重にすることはもちろん、 アドレス入力数を少数にする、 名前などの情報は削除しメールアドレスのみ入力する 等の点に留意しております。
慎重にします、気をつけます、だから大丈夫です、と——ウェブ関連事業会社が言ってるところが困ったもんだ。ネットリテラシーの低いどこかのイナカのオッチャンが言っているならば何度でも説明して納得してもらうことも検討するけれども、こういうことをウェブ関連事業会社がサラリと発言できちゃうところが、恐ろしい。
この担当者が失敗しなくても、別の担当者がやらかしちゃうかもしれない。
相手は客じゃなくて下請け業者だからまぁいいだろう、そういう意図なんじゃないかと思いますが、そんな対等ではない関係においてやるシゴトがうまくいく可能性もかなり低いと見積もりました。
そして、失敗すればどうせ
- 「どうもすみません」
- 「二度と起きないように気をつけます」
- 「送信したすべてのヒトへ削除を依頼しました」
こんなところだろう。
なのに、個人情報の保護方針とか書いてあるんだもん。
個人情報保護の組織活動
当社は、基本方針を具体的に実践する為、以下の活動を行います。
1. 役員及びすべての従業員（派遣スタッフを含む）は個人情報保護に関連する法令、国が定める指針その他の規範を常に遵守し、行動することを当然の義務とします。 2. お取引先の企業及び個人に対し、個人情報の保護に係る協力を要請します。 3. 個人情報保護マネジメントシステムは適宜見直しをし、継続的に改善します。 4. 個人情報が社外に流出し、もしくは不当に改竄されるなどのトラブルを引き起こさないように社内の管理規定を整備し、合理的な安全対策を講じ、それを実施します。 5. 当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いは致しません。 6. 個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
BCCでの送信は、「社内の管理規定を整備」「合理的な安全対策を講じ」「それを実施」の範囲内ということのようです。そのことについて担当者に質問しましたが、華麗にスルーされました。「苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応」なんだそうです。この会社では。
こまったねぇ。しかも、ここに下請け出してる企業は、大きい企業。
「じゃぁ、どうすりゃいいわけ？」と思った担当者は、例えば「同報メール」とか、そんなようなキーワードで検索してみると、有料無料のものがいくつもリストアップされることでしょう。でも、上記のかの企業については、1円も予算が無いのかもしれません。
予算が無いなら仕方ないですね！
【リンク】
- メールニュース配信にBccを使う必要はない！
- メールで失敗したときに読む資料（できれば失敗する前に読んで理解してね！）
